Asistente Administrativo

Cuentas por Cobrar

• Enviar los estados de cuenta a clientes durante la primera semana de cada mes.
• Dar seguimiento diario a los pagos recibidos de clientes y asegurar su registro oportuno en el sistema.
• Enviar recordatorios semanales de facturas vencidas y dar seguimiento hasta su recuperación.
• Mantener comunicación con clientes para resolver dudas relacionadas con pagos y facturación.
• Mantener actualizada la información de cobranza. Cuentas por Pagar
• Recopilar diariamente las facturas recibidas de proveedores.
• Validar que las facturas cumplan con los requisitos fiscales y administrativos establecidos.
• Verificar que las facturas correspondan a órdenes de compra y/o documentación de respaldo.
• Entregar oportunamente las facturas validadas al área de Contabilidad para su programación de pago.
• Dar seguimiento a diferencias o inconsistencias con proveedores cuando sea necesario.
• Compras MRO (Mantenimiento, Reparación y Operación)
• Crear órdenes de compra para materiales y servicios MRO de acuerdo con las solicitudes autorizadas.
• Enviar las órdenes de compra a los proveedores y dar seguimiento a su confirmación.
• Mantener comunicación con proveedores para asegurar el cumplimiento de fechas de entrega.
• Dar seguimiento a cambios, cancelaciones o aclaraciones relacionadas con las órdenes de compra.
• Mantener actualizada la documentación y registros del proceso de compras MRO.

Administración General

• Apoyar en actividades administrativas relacionadas con el área de Finanzas.
• Mantener archivos físicos y electrónicos organizados.
• Apoyar en la coordinación de visitas de clientes, proveedores y personal corporativo cuando se requiera.